Arkivrutine - Vertskommunesamarbeid - for Landbrukskontoret for Hadeland og Nittedal fra 01.01.2020

Landbrukskontoret for Hadeland og Nittedal er et vertskommune samarbeid mellom kommunene Lunner, Jevnaker, Nittedal og Gran. Gran kommune er vertskommune for samarbeidet.

Egen samarbeidsavtale er inngått med hjemmel i kommunelovens kap.20 § 20-1 – 20-10. Samarbeidet er et administrativt vertskommunesamarbeid etter kommunelovens kap.20 .

Landbrukskontoret for Hadeland og Nittedal ledes av enhetsleder for landbrukskontoret.

Formål med vertskommunesamarbeidet

Vertskommunesamarbeidet er opprettet for å utføre utviklingsarbeid, veiledning og tjenester innen landbruksområdet, herunder å treffe vedtak i saker som ikke er av prinsipiell betydning.

Det forutsettes at delegert myndighet utøves på en forsvarlig, effektiv og hensiktsmessig måte, i tråd med god forvaltningsskikk og etter, til enhver tid gjeldende lover, forskrifter og regler

Oppgaver og myndighet som overføres til vertskommunen

Oppgaver og myndighet etter nedenfor nevnte lover, samt angitte arbeidsområder delegeres fra kommunestyrene i henholdsvis Lunner, Jevnaker og Nittedal kommuner, via rådmennene i Lunner, Jevnaker og Nittedal kommuner, til rådmannen i Gran kommune, innenfor rammen av samarbeidsavtalen.

Delegering av oppgaver og myndighet gjelder de landbruksfaglige oppgaver som tilligger kommunene, hjemlet i følgende lover med forskrifter:

Jordloven

• Konsesjonsloven
• Skogbruksloven
• Forpaktningsloven
• Viltloven
• Lakse- og innlandsfiskloven
• Forurensningsloven
• Matloven
• Odelsloven
• Veglova
• Markaloven
• Naturmangfoldsloven
• Vannressursloven
• Lov om veterinærer og annet dyrehelse-personell (unntatt for Nittedal kommune)

 Øvrig lovverk som gjelder for det interkommunale samarbeidet

• Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven)
• Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven)
• Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet (offentleglova)
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Lov om arkiv (arkivlova)
• Forskrift om offentlege arkiv
• Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift)

 Arbeidsområder forøvrig som tilligger samarbeidet:

 *Landbruksfaglige innspill og deltakelse i planprosesser

*Gjerde- og beitespørsmål

* Arbeid med å utvikle lokalmat

*Bistand til beitenæringa

*Ajourføring av AR5

*Landbrukets Fagråd Hadeland (sekretærfunksjon)

*Kontaktutvalget for skogbruk (sekretærfunksjon)

*Klima-arbeid rettet mot landbruket

*Oppfølging av vanndirektivet

*Oppfølging av samarbeidsavtale mellom KS og Mattilsynet

* Rådgiver for kommunene som jord- og skogeiere

Arkiv i vertskommunesamarbeidet

Formålet med arkivene

Er å trygge arkiv som har kulturelt eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at dette kan bli tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden.

Objektarkivene

Det er opprettet en arkivdel for hver kommune:

• GardL – Lunner
• GardJ – Jevnaker
• GardG - Gran
• GardN - Nittedal

 Sakarkivene

• All saksbehandling for Landbrukskontoret for Hadeland og Nittedal skal fra 01.01.2020 foregå i Gran kommunes sakssystem Public 360.
• Landbrukskontoret for Hadeland og Nittedal skal følge Gran kommunes rutinehåndbok for post, journalføring og arkivlegging.
• Dokumentasjon som skal behandles politisk i den enkelte kommune skal oversendes den enkelte kommune for behandling. 

Maler

Det lages en felles brevmal for Landbrukskontoret for Hadeland og Nittedal der kommunevåpenet til den enkelte kommune er med.

Post

Post fra Lunner, Jevnaker, Nittedal og Gran kommune til landbrukskontoret skal sendes) til; Gran kommune, Rådhusvegen 39, 2770 Jaren, postmottak@gran.kommune.no eller e-dialog

Arkivverdig dokumentasjon vil bli journalført og skannet. Annen post vil bli levert til enheten

Innsyn i arkivene

Innsyn fra 01.01.2020 skal sendes Gran kommune v/Landbrukskontoret for Hadeland og Nittedal

Innsyn i arkivene før 01.01.2020 se egne avsnitt om arkivene for Lunner, Jevnaker og Gran kommuner og avsnitt for Nittedal kommune nedenfor.

Avlevering av elektronisk arkiv ved opphør av verskommunesamarbeid:

Ved oppsigelse av vertskommunesamarbeidet skal det overføres en digital kopi av arkivdelen til den kommunen som går ut av vertskommunesamarbeidet og en maken kopi til Gran kommunes arkivdepot, IKA Opplandene, Lillehammer.

Digital kopi av arkivdelene skal sendes arkiv depot  IKA Opplandenene

 Arkivene for Lunner, Jevnaker og Gran kommuner

Ansvaret for arkivene for Landbrukskontorene før 2002 tilligger den enkelte kommune. Henvendelser om og ønske om innsyn i disse arkivene må gjøres til den enkelte kommune.

Ansvaret for arkivet for Landbrukskontoret for Hadeland fra 2002 tilligger Gran kommune som vertskommune. Henvendelser om og ønske om innsyn i arkivet gjøres til Gran kommune v/Landbrukskontoret for Hadeland.

Objekt arkivene tilhørende landbrukskontorene ble flyttet fra samarbeidskommunene Lunner og Jevnaker til vertskommunen Gran kommune. Arkivene ble organisert på en slik måte at de enkelt kan flyttes tilbake til kommunen ved evt. opphør av samarbeide. Dvs. at det er opprettet egne arkiv deler for hver kommune og merket med bokstav for gjeldene kommune, eks: arkivdel Gard G, Gard J, Gard L .

Arkivmaterialet for objekt arkivene fra før 2002 er for Gran kommune og Jevnaker kommune oppbevart i Gran kommune. Arkivmaterialet for Lunner kommune av avlevert til Fylkesarkivet i Oppland. Noen få hyllemeter er oppbevart hos Gran kommune.

Mer om den enkelte arkivserie finner du under mappen arkivdeler i arkivplan.no

Saksarkivene tilhørende Landbrukskontorene i Lunner og Jevnaker kommuner før 2002 ble ikke overført til Gran kommune. Saker som tilhører saksarkivet ble for alle tre kommunene en del av Gran kommunes saksarkiv ved sammenslåingen.

Arkivene for Nittedal kommune

Nittedal kommune har ansvaret for arkivene før 01.01.2020, det tilligger den enkelte kommune. Henvendelser om og ønske om innsyn i disse arkivene må gjøres til Nittedal kommune.