Det er de daglige post- og arkivbehandlingsrutinene som legger grunnlaget for om kommunen skal kunne etterleve kravene som lovverket og offentligheten/allmennheten stiller til dokumentasjon og informasjon.

Rutinene nedenfor er basert på arkivloven med forskrifter og tar utgangspunkt i den kommunale hverdagen. Arkivtjenesten sorterer post etter arkivforskriften § Arkivavgrensning. 

Kommunens arkivleder er arkivfaglig leder for sentralt arkiv. Personale med ansvar for arkivforvaltning er tilsluttet arkivtjenesten ved informasjonsforvaltningen i kommunen.

Papirpost:

• Kommunens postmottak er lokalisert til servicetorget på Lunner rådhus.
• Posten blir levert i sentralbordet på Lunner rådhus av Bring annenhver dag ca kl.09.30.
• Informasjonsforvaltningen tømmer postkasse ved hovedinngangen hver morgen.
• Post som blir levert direkte til etater og saksbehandlere skal arkiv vurderes av mottaker og leveres til arkiv for registrering, eller registrere posten selv ved å skanne posten til sak-arkiv systemet.

Arkivtjenesten sorterer posten etter følgende kriterier:

Post som skal åpnes:

• Alle brev som det står Lunner Kommune v/ Navn Navnesen
• Adressert til Lunner Kommune
• Barnehager, skoler og voksenopplæring
• Enhetsledere
• Barnehageteam
• Taxi regninger skal til de det er adressert til.
• Flyktningtjenesten
• Hovedverneombudet
• Brev som kommer i retur (Unntak: De som er sendt fra helsestasjonen)
• Brev til rådmann, ordfører og alle kommunalsjefer
• Avsender NAV (Uansett hvor den skal)

 Post som ikke skal åpnes - Sorteres å legges i hyllene:

Internpost:

• Barnevern
• PPT
• Helsestasjon
• LHOS - Lunner helse- og omsorgssenter
• Tildelingskontoret
• Hjemmetjenesten
• Dagaktivitetssenteret
• Psykisk helse
• Tilrettelagte tjenester
• Fysioterapeuter og ergoterapeuter
• Kommuneoverlege
• Boligkontoret

Ekstern papirpost:

• Boligstiftelse / AS Lunnerbolig
• Skatteoppkreveren for Hadeland
• Fagforbundet
• Delta
• NAV
• Eldrerådet
• Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne

Brev  som skal åpnes , vurderes etter arkivforskriften § 9 Journalføring. Arkivverdig post registreres inn i sak og arkivløsningen, mens ikke arkivverdig samt brev som ikke skal åpnes av oss i arkivtjenesten legges direkte i posthylla.

Omadressering av post:

Post til landbrukskontoret samt søknader om konsesjon på erverv omadresseres til:
Landbrukskontoret for Hadeland og Nittedal
Gran rådhus
Rådhusvegen 39
2770 Jaren

Søknader om bostøtte omadresseres til:
NAV Hadeland
Postboks 220
2711 Gran

Post til Skatteoppkreveren for Hadeland, omadresseres til:
Skatteetaten
Postboks 9200 Grønland
0134 Oslo

Søknad om TT kort skal omadresseres til:
Viken fylkeskommune
TT Transportforvaltning
Postboks 220
1702 Sarpsborg

Diverse rutiner:

• Feiladressert post returneres uåpnet tilbake til Posten.
• Er du uheldig å åpner ett brev som ikke skal åpnes av arkivtjenesten i henhold til rutinen, teiper vi igjennom konvolutten, skriver på at arkivtjenesten har åpnet den. 
• Mottar arkivtjenesten ett brev som er åpent, og det skal leveres direkte, skriver vi direkte på konvolutten at det er mottatt slik.
• Personlig adressert post, det vil si post der personnavn står før kommunens navn, legges i posthylla uåpnet.
• Reklame, tidsskrifter og masseutsendelser legges i posthylla uåpnet
• Alle fakturaer legges i posthylla (fakturamottak) til skanning av økonomi

Elektronisk post:

• Arkivet har ansvaret for kommunens elektroniske postmottak: post@lunner.kommune.no
• Mappen søppelpost sjekkes daglig.
• E-post skal behandles på lik linje som annen post.
• E-post som mottas av saksbehandler og har arkivmessig verdi er saksbehandlers ansvar for å registrere i riktig sak i sak/arkivsystemet. Arkivet bistår hvis de trenger hjelp til dette.

Elektroniske skjema:
Arkivet har ansvaret for mottak av elektroniske skjema i programmet ACOS Mottak som er koblet til vårt sak/arkiv system. Arkivet kobler dokumentene til rett sak og arkiverer dokumentene via løsningen.

Altinn:
Arkivet har ansvar for henting av digital post mottatt i Altinn med rollen post/arkiv. Alle ansatte på arkivet har rollen post/arkiv med tilgang til hovednummeret til Lunner kommune samt alle underenheter. Arkivverdig post videresendes til vårt elektroniske postmottak for journalføring derfra.

[Rutine for arkivbegrensing - ikke arkivverdig post.pdf 92,05 kB]