|
Formål
Rutinen skal bidra til å sikre kvaliteten på ansettelsesprosessen. Ansettelsessak er et enkeltvedtak etter forvaltningsloven, og skal behandles etter til enhver tid gjeldende lov.
Grunnlag
Arbeidsmiljølovens kap. 14.
Forvaltningsloven
Opplæringslova kap. 10
Hovedtariffavtalen kap. 1 § 2.
Lunner kommunes ansettelsesreglement
Ansvar/myndighet
Det er ansettelsesmyndigheten som har ansvar for at ansettelser skjer i tråd med reglement og prosedyrer. Definisjoner Deltakere i ansettelsesprosessen: Leder med delegert ansettelsesmyndighet og tillitsvalgte som organiserer flertallet av organiserte arbeidstakere innen den aktuelle stillingsgruppen. Det er leder med delegert myndighet som har ansettelsesmyndigheten. Kvalifikasjonsprinsippe t omfatter:
- Formell kompetanse (utdanning)
- Realkompetanse (f.eks. arbeidserfaring)
- Personlig egnethet (skikkethet)
Sivilombudsmannen har definert kvalifikasjonsprinsippet slik: Siktemålet i en tilsettingssak er i alminnelighet å finne frem til den søkeren som etter en helhetsvurdering må anses som best kvalifisert for stillingen. Ved kvalifikasjonsvurderingen må det tas utgangspunkt i de kvalifikasjonskravene som er fastsatt i utlysningsteksten. For øvrig vil sentrale momenter være utdanning, praksis og personlig skikkethet. Beskrivelse
| Aktivitet
|
Utførelse
|
Hvem utfører oppgaven?
|
- 1.
|
- Vurdere og klargjøre økonomiske rammevilkår, budsjett og handlingsplan ved ledighet.
- Utarbeide stillingens ansvars-, oppgave- og myndighetsområde
- Er det forventet endringer i arbeidsoppgaver og arbeidsprosesser slik at det bør utlyses en annen type stilling?
- Kan arbeidet organiseres på en mer effektiv måte slik at behovet for stillingen reduseres / bortfaller?
- Stillingens krav til utdanning, praksis og personlige egenskaper (egnethet) avklares, samt om det foreligger spesielle krav til helse, sertifikater/offentlig godkjenning og/eller politiattest. Avklare evt. krav om bruk av egen bil i tjenesten.
|
Leder+ tillitsvalgte
|
- 2.
|
Vurdere fortrinnsrett
Før leder bestemmer utlysning, må det klargjøres om det finnes ansatte, eller tidligere ansatte, som kan ha fortrinnsrett til ansettelse i hele eller deler av stillingen. Hvis noen har slik fortrinnsrett skal ikke stillingen utlyses. Fortrinnsrett forutsetter at vedkommende er kvalifisert for stillingen og oppfyller ett av følgende vilkår i prioritert rekkefølge:
- Har rett på tilrettelagt arbeid på grunn av redusert arbeidsevne, attføring eller har rett på omplassering, jf. AML § 4-6
- Har blitt oppsagt grunnet virksomhetens forhold AML § 14-2
- Har rett på utvidelse av deltidsstilling etter AML §14-3 og Hovedtariffavtalen kap. 1 § 2.3.1. I dette tilfellet skal stillingen utlyses internt i kommuneorganisasjonen. Den best kvalifiserte søkeren gis tilbudet om den utlyste stillingen. Konkurranseansiennitet gjøres gjeldende under ellers like forhold.
- Har rett på stilling tilsvarende faktisk arbeidstid etter AML § 14-4 a.
- Har midlertidig redusert arbeidstid men ønsker å øke til avtalefestet arbeidstid
- Ansatt som gjør gjeldene reservasjonsretten ved virksomhetsoverdragelse, AML § 16-3.
|
Leder/HR
|
-
-
- 3.
|
Beslutte å lyse ut ledig stilling
|
Leder
|
- 4.
|
Utlysing
Hovedregelen er at stillinger skal utlyses offentlig. For stillinger som er midlertidig ledig kortere tid enn 6 måneder kan offentlig utlysning unnlates.
- Det er rådmannen som beslutter om en stilling kan utlyses internt
- Undervisningsstillinger som er ledig mer enn 6 måneder SKAL lyses ut eksternt, jf. opplæringslova
- Arbeidsgiver kan unntaksvis ansette uten utlysing, etter beslutning fra rådmannen selv
|
Leder
|
- 5.
|
Innhold i og utforming av stillingsannonsen:
- Utlysingsmåte
- Annonsemedium
- Utlysingsdato (søknadsfrist minst 14 dager)
Det skal IKKE opprettes sak i sak-/arkivsystemet for den ledige stillingen. Rekrutteringssystemet oppretter sak automatisk
|
Leder
|
- 6.
|
Stillingsannonsen drøftes med de tillitsvalgte
|
Leder+ tillitsvalgte
|
- 7.
|
Rekrutteringssystemet
- Utlysningsteksten sendes til HR/Personal
- Legger inn opplysninger om stillingen i Easycruit, samt legger stillingsutlysningen på kommunens nettside.
- Dersom leder ønsker stillingsannonser i andre medier, avtales dette med HR/Personal
- Easycruit oppretter sak i sak-/arkivsystemet for den ledige stillingen
|
Leder HR/Personal Leder HR/Personal
|
- 8.
|
Søknadsbehandling
- Elektronisk søknad:
- Søknader skal primært sendes elektronisk gjennom kommunens nettside («Ledige stillinger»). Søkere som ikke får til dette kan få hjelp hos HR/Personal eller i servicetorget. Søkere
kan sende inn manuell søknad på e-post eller pr vanlig post til postmottaket
- Søkerlister
- Når søknadsfristen er ute, lages søkerlister. Som hovedregel oppføres alle søkere på offentlig søkerliste. Søkere som anmoder om å bli unntatt fra denne, skal ha begrunnet det i søknaden. Dersom anmodningen ikke kan tas til følge, vil søker bli kontaktet av Personal før søkerlisten offentliggjøres, jf. Offentleglova § 25, annet ledd. Det er HR/Personal, i samarbeid med leder med fullmakt til å ansette, som vurderer anmodninger om unntak fra offentliggjøring.
- Søkere som ber om det, kan få utvidet søkerliste. Denne søkerlisten ligger på saken i sak-/arkivsystemet. Søkere må gjøres oppmerksom på unntatt offentlighet etter Ofl § 25
- Bekreftelse på mottatt søknad sendes automastisk til søkere når søknaden er mottatt
- Innkomne søknader vurderes og det velges ut søkere til intervju
|
HR/Personal HR/Personal HR/Personal HR/Personal Leder+tillitsvalgte
|
- 9.
|
Intervju av aktuelle søkere
- Avtale intervju med søkerne på telefon eller e-post(kan også gjøres i Easycruit)
- Søkere skal
alltid ha med seg attester og vitnemål til intervju, dersom det ikke er lagt ved søknaden
- Søkere som kommer fra land utenfor EU/EØS-området skal også ha gyldig oppholds- og arbeidstillatelse. Dette sjekkes ved å be om å få se oppholdskortet. Oppholdskortet viser hva slags oppholdstillatelse arbeidstakeren har (Alle som har oppholdstillatelse i Norge, og ikke er EU/EØS-borgere skal ha et slikt kort)
- Kaller inn aktuelle interne deltakere (for eksempel HR, andre rådgivere)
- Utarbeider plan for gjennomføring av intervju
- Definerer kriterier basert på kvalifikasjonsprinsippet for den aktuelle stilling, jf. utlysningsteksten (den er bindende).
- Gjennomfører intervjuer
- Det skal skrives referat fra intervjuer, og referatene skal arkiveres på ansettelsessaken
- Gjennomfører referanseintervju.
- Skrive referat fra referanseintervju som legges på ansettelsessaken
- Skrive et notat om vurdering av søkerne (som grunnlag for innstillingen)
|
Leder+ tillitsvalgte Leder Leder Leder Leder Leder
|
- 10.
|
Informasjon fra andre fagforeninger Andre fagforeninger i kommunen har rett til å uttale seg om ansettelse, overflytting, opprykk og forfremmelse før det fattes vedtak, ved at de tillitsvalgte får utvidet søkerliste
|
HR/Personal
|
- 11. S
|
Innstilling Leder lager innstilling. Om mulig/ønskelig innstilles det to personer mer enn det skal ansettes i (gitt at det er nok kvalifiserte søkere). Avgjørelse om ansettelse regnes som enkeltvedtak, jf. Forvaltningsloven § 2 og 3(det foreligger ikke begrunnelsesplikt for avgjørelsen, og den kan ikke ankes). Dersom det ikke er kvalifiserte søkere til stillingen skal det verken innstilles eller ansettes. Stillingen skal da lyses ut på nytt. Søkere uten nødvendig kompetanse kan ansettes midlertidig der det ikke er kvalifiserte søkere. Innstillingen underskrives av leder og tillitsvalgt Innstillingen dokumenteres (mal i sak-/arkivsystemet) på ansettelsessaken med kopi til saksbehandler på Personal
|
Leder+tillitsvalgte
|
- 12.
|
Tilbud om stilling
- alle attester og vitnemål for innstilt nr. 1 sendes til arkivet
- melding til Personal om å lage forslag til arbeidsavtale for innstilt nr.1, herunder
- forslag til lønn
- forslag til ansettelsesdato
- ansiennitetsberegning for innstilt nr. 1 lages
- kompetansefastsetting ved ansettelse av lærere
- arbeidsavtalen sendes til leder for underskrift og med vedlegg
- Taushetserklæring
- Arbeidsreglement
- Info fra KLP/SPK
- Lunner kommunes arbeidsgiverpolitikk
- Informasjon om forsikringer
- Tuberkuloseskjema*
- MRSA*
- Forslag til arbeidsavtale sendes til leder for godkjenning (elektronisk)
- Godkjenne avtalen og opprette eSigneringsoppdrag som sendes til kandidaten (gjøres i Personalmelding i Visma)
- tilbudet arkiveres på ansettelsessaken
|
Leder HR/Personal HR/Personal *Gjelder stillinger i helse/omsorg Leder HR/Personal Leder Automatisk
|
- 13.
|
Ansettelse
- Personen som har fått tilbud om stillingen signerer avtalen digitalt (evt. skriver under avtalen) i løpet av 8 dager, og sender den, samt underskrevet taushetserklæring, tilbake til Lunner kommune
- underskrevet arbeidsavtale samt taushetserklæring journalføres
- Kopi til HR/ Lønn og Personal
- Leder sender bestillingsskjema for tilganger til IKT/Økonomi/Lønn/Personal
|
Den ansatte med tilbud Informasjonsforvaltning Leder
|
- 14.
|
Politiattest
- Bekreftelse på formål med politiattest skrives ut til den som skal ansettes
- Politiattest innhentes for ansettelse i grunnskole barnehage, pleie og omsorg (LOS og TT) og barnevern. Politiattest skal leveres før tiltredelse i stilling, der dette kreves
- Politiattest (ikke eldre enn 3 måneder) leveres til HR/Personal
- Kvittering for mottatt politiattest lages, m/kopi til nærmeste leder
- Politiattesten makuleres (unntak for ansettelser i barnevernet)
|
Nærmeste leder Nærmeste leder Nærmeste leder HR/Personal HR/Personal
|
Kvalitetsmål
- Alle ansettelser skal gjennomføres i henhold til ansettelsesprosedyren
Vedlegg: |
